Il registro dei volontari che prestano la loro attività presso gli enti del terzo settore, prima di essere utilizzato, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e vidimato in ogni foglio da un notaio, o da un pubblico ufficiale abilitato a tali adempimenti. L'autorità che ha provveduto alla vidimazione deve anche dichiarare, nell'ultima pagina del registro, il numero di fogli che lo compongono.
Nei registri rilegati (ad esempio di Buffetti) devono essere riportati sulla copertina e sulla prima pagina la denominazione dell’Ente e il codice fiscale.
Nei registri a fogli mobili devono essere riportati, su tutte le pagine, la denominazione dell’Ente e il codice fiscale e deve essere annullato il retro dei fogli nel caso non venga utilizzato.
In alternativa gli enti possono avvalersi di registri tenuti con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l'inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte anche con le modalità di cui all'art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del Codice di Procedura Civile.